POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES -TCL ELECTRONICS COLOMBIA S.A.S.

TCL ELECTRONICS COLOMBIA S.A.S., sociedad comercial con domicilio en Bogotá D.C., identificada con Nit. 901.851.630-1 adopta la presente política de tratamiento de datos personales, en los términos aquí establecidos.

I. OBJETIVO

El objetivo de la presente política de tratamiento de datos personales (en adelante, la "PTDP") es desarrollar y establecer los términos y condiciones con los cuales TCL ELECTRONICS COLOMBIA S.A.S., sociedad comercial con domicilio en Bogotá D.C., identificada con Nit. 901.851.630-1 (en adelante, "TCL"), como responsable del Tratamiento, trata los Datos Personales de los Titulares, en armonía con lo previsto en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la ley 1266 de 2008, la ley 1581 de 2012, el decreto 1377 de 2013, y todas aquellas normas que las reglamenten, adicionen, deroguen o modifiquen. Así mismo, en esta PTDP se plasman las políticas empresariales con las cuales TCL trata los Datos Personales de los Titulares, las finalidades del Tratamiento, los derechos de los Titulares y los mecanismos con que cuentan los Titulares para conocer, actualizar, rectificar, suprimir y en general hacer valer sus derechos como Titulares de Datos Personales.

Los Datos Personales de los Titulares serán tratados con especial observancia en los principios descritos en la ley 1581 de 2012.

Los Titulares, al Autorizar el Tratamiento de sus Datos Personales, aceptan totalmente la presente PTDP y sus adiciones o modificaciones, las cuales les serán informadas a través de medios idóneos, conforme con la normatividad vigente.

La información suministrada por los Titulares será utilizada para perfeccionar la relación contractual o vínculo que surja con TCL. Si los Datos Personales suministrados son de naturaleza financiera, crediticia o comercial, serán objeto de Tratamiento para llevar a cabo transacciones surgidas de las relaciones contractuales que se generen. Además, si los Titulares entregan información a través de la página web de TCL (https://www.tcl.mom/co/es), TCL utilizará la información para el envío de cookies a su disco duro, con el objetivo de brindar un servicio acorde con las preferencias del Titular.

II. ALCANCE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

En el giro ordinario de sus negocios y de las gestiones para el desarrollo de su objeto social, ya sea de manera permanente u ocasional, TCL tratará los Datos Personales y Datos Sensibles de los Titulares y realizará operaciones de recolección, uso, almacenamiento, circulación, supresión, Transmisión o Transferencia de Datos Personales y Datos Sensibles de los Titulares y en general de cualquier tercero con quien tenga algún tipo de relación contractual o vínculo de cualquier naturaleza.

La autorización expresa o inequívoca de los Titulares para el Tratamiento de sus Datos Personales y/o Datos Sensibles implica la aceptación para el Tratamiento de sus Datos Personales, que se llevará a cabo conforme con lo establecido en la presente PTDP. En todo caso, esta PTDP, no podrá interpretarse de forma alguna contraria a las leyes aplicables y/o a los derechos que le corresponden a los Titulares.

Así mismo, se establecen las finalidades, medidas y procedimientos establecidos para el Tratamiento de los Datos Personales de los Titulares, así como los mecanismos con que cuentan los Titulares para conocer, actualizar, rectificar, suprimir y en general hacer valer sus derechos como titulares de Datos Personales.

TCL, como responsable del tratamiento de los Datos Personales, hará su mejor esfuerzo profesional por mantener bajo adecuados estándares de calidad, de protección y seguridad de la información, todos los Datos Personales que reciba de los Titulares, especialmente los Datos Sensibles. Así mismo, propenderá por garantizar que los Datos Personales y/o Datos Sensibles recolectados tengan la protección técnica y jurídica necesaria para garantizar su seguridad, integralidad, acceso y confidencialidad. En ese orden de ideas, al autorizar el Tratamiento de sus Datos Personales los Titulares autorizan expresamente a TCL para que almacene sus Datos Personales y/o Datos Sensibles de la forma que considere pertinente y adecuada y cumpla con la seguridad requerida para la protección de los Datos Personales y Datos Sensibles, de acuerdo con los estándares normales y razonables aplicables.

III. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

TCL es una compañía que se dedica principalmente a la: (a) fabricación, industrialización importación, distribución, comercialización y promoción de elementos tecnológicos y electrodomésticos, incluyendo, pero sin limitarse a televisores, aires acondicionados, refrigeradores, lavadoras, productos de audio, pequeños electrodomésticos y otros productos eléctricos; (b) prestación de servicios técnicos relacionados con elementos o productos tecnológicos, electrodomésticos o eléctricos; (c) adquisición de elementos tecnológicos y electrodomésticos, siendo responsable de importación, despacho de aduanas, gestión de inventario y comercialización de los mismos.

Esta PTDP es de obligatorio y estricto cumplimiento para TCL cuya información es la siguiente: Razón Social: TCL ELECTRONICS COLOMBIA S.A.S.

N.I.T.: 901.851.630-1.

Podrán contactarse con TCL en:

· Dirección: Calle 26 # 69 - 76 (Office 1603 - Tower 3), Edificio Elemento, Bogotá D.C.

· Teléfono: 3142572043

· Correo electrónico: co.financial.dept@tcl.mom

· Página web: https://www.tcl.mom/co/es

IV. DEFINICIONES

Para efectos de la interpretación de los términos de la presente PTDP, se observarán las siguientes reglas:

a. Los términos con letra inicial mayúscula tendrán el significado que a ellos se asigna.

b. Los términos que denoten el singular también incluyen el plural y viceversa, siempre que el contexto así lo requiera.

c. Los términos que no estén expresamente definidos se entenderán en el sentido que les atribuya el lenguaje técnico, o en su sentido natural, según su uso general.

d. Las referencias a leyes aplicables o a disposiciones legales incluyen todas las leyes aplicables o disposiciones legales adicionadas, extendidas, consolidadas, modificadas o remplazadas de tiempo en tiempo y a cualquier orden, regulación, instrumento u otra disposición realizada en virtud de estos.

e. Los títulos y/o secciones incluidas en la presente Política de Tratamiento de Datos Personales han sido incorporados por conveniencia y no se considerarán parte de esta ni limitarán el alcance de los términos y disposiciones de la misma.

f. Cualquier enumeración o relación de conceptos donde exista la conjunción disyuntiva "o" deberá entenderse que comprende a algunos o a todos los elementos de tal enumeración o relación. Así mismo, cualquier enumeración o relación de conceptos donde exista la conjunción copulativa "y" deberá entenderse que incluye a todos y cada uno de los elementos de tal enumeración o relación.

Sin perjuicio de las demás definiciones que se encuentren en la presente PTDP, de conformidad con la normatividad vigente, se tendrán las siguientes definiciones:

1. Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para que TCL lleve a cabo el Tratamiento de sus Datos Personales, que podrá solicitarse a través de diferentes mecanismos y medios técnicos y podrá ser (i) por escrito; (ii) de forma oral; o (iii) mediante conductas inequívocas.

2. viso de Privacidad: comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de la PTDP, la forma de acceder a la PTDP y las finalidades del Tratamiento que TCL dará a los Datos Personales, publicada en los Canales de Atención.

3. Base de Datos: conjunto organizado de Datos Personales que es objeto de Tratamiento por parte de TCL.

4. Dato Personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

5. Dato Público: es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados Datos Públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los Datos Públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

6. Datos Sensibles: aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

7. Encargado del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del responsable del Tratamiento.

8. Responsable del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los Datos Personales, para efectos de la PTDP, al referirse al responsable del Tratamiento, se referirá a TCL.

9. Titular: persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.

10. Transferencia: la transferencia tendrá lugar cuando el responsable del Tratamiento y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, envíe la información o los Datos Personales a un receptor, que a su vez sea Responsable del Tratamiento y se encuentre dentro o fuera del país.

11. Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de estos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable del Tratamiento.

12. Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión que se realizará únicamente para las finalidades que se establecen en la presente PTDP previa Autorización del Titular.

V. PERSONA Y ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS

La persona encargada por TCL para la atención de peticiones consultas y reclamos, y en general para que los Titulares ejerzan sus derechos, será el Oficial de Protección de Datos (correo electrónico co.financial.dept@tcl.mom), la persona encargada podrá ser contactada por los Titulares o sus causahabientes para la atención de sus consultas, reclamos, peticiones de rectificación, actualización, en los siguientes canales de atención:

· Dirección electrónica: co.financial.dept@tcl.mom

· Dirección física: Calle 26 # 69 - 76 (Office 1603 - Tower 3), Edificio Elemento, Bogotá D.C.

· Oficial de Protección de Datos: Juan Manuel Guevara Araujo.

· Cel: +57 3212150301

· Página web: https://www.tcl.mom/co/es

El Tratamiento de Datos Personales por parte de TCL requerirá la autorización previa y expresa de su Titular y la misma se debe obtener del Titular de manera previa a más tardar al momento de la recolección de los Datos Personales, ya sea de forma: (i) oral; (ii) escrita; (ii) mediante conductas inequívocas del Titular del dato que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización.

VI. ¿CÓMO EJERCER SU DERECHO?

Para ejercer sus derechos, retirar su consentimiento y obtener más información sobre sus datos personales, comuníquese con el Oficial de Protección de Datos, al que puede acceder en la siguiente dirección de correo electrónico: co.financial.dept@tcl.mom con el asunto "PQR Protección de datos" en el cual puedes ejercer tus derechos e interponer tu petición, queja o reclamo con relación al manejo de los datos personales, suministrando la siguiente información:

· Nombres y apellidos completos.

· Número de identificación.

· Datos de contacto (dirección y/o correo electrónico y teléfonos de contacto).

· Medios para recibir respuesta a su solicitud.

· Motivos, hechos que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información).

· Documentos que desee validar (Si aplica).

De acuerdo al contenido de la solicitud se clasifica como CONSULTA O RECLAMO.

a. Consulta: Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos. TCL deberá suministrar a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. La consulta se formulará por el medio habilitado por TCL, en los canales de comunicación dispuestos por este.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

b. Reclamo: El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante TCL el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

i El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a TCL, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

ii En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

iii Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

iv El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

El Titular o causahabiente sólo podrán elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante TCL.

VII. TITULARES Y DATOS PERSONALES OBJETO DE TRATAMIENTO

TCL tratará los Datos Personales de las siguientes personas (para todos los efectos de la presente PTDP serán referidos como los Titulares):

· Clientes (Compradores o promotores).

· Empleados y sus dependientes (Colaboradores activos o inactivos).

· Exempleados.

· Proveedores.

Mediante el suministro voluntario de sus Datos Personales y/o Datos Sensibles en la forma señalada en la presente PTDP y en la autorización expresa, verbal, por escrito o mediante conductas inequívocas, los Titulares autorizan expresa o inequívocamente a TCL para tratar sus Datos Personales y/o Datos Sensibles y cualquier otra información que suministren, de conformidad con esta PTDP, la ley y para las finalidades establecidas en la presente PTDP o cualquier finalidad adicional autorizada por los Titulares.

De manera general, TCL podrá recolectar:

a) Datos de ubicación: Ubicación física del Titular, como lo son la dirección de residencia, el domicilio, dirección y nombre de la compañía en la que trabaja, entre otros.

b) Datos de contacto y comunicación: Números telefónicos y celulares, como también de correo electrónico y de identificación en redes sociales.

c) Datos laborales: Información de naturaleza laboral y académica, la cual permite acreditar la experiencia y la formación de su Titular.

d) Datos de registro En los casos de navegación en la página web https://www.tcl.mom/co/es se almacenará determinada información de forma automática, entre la que se incluyen las consultas de búsqueda hechas, dirección IP de los internautas, actividad del sistema, fallos informáticos, tipo de navegador, especificaciones que caracterizan las solicitudes, etc.

e) Datos sensibles: TCL podrá llevar a cabo el Tratamiento datos biométricos, como la huella dactilar o imagen (entendida como figura, fisionomía total o parcial del cuerpo del Titular) de los Titulares. Los Datos Sensibles, en relación con el Tratamiento que podrá llevar a cabo TCL, serán aquellos rasgos únicos de los Titulares que los individualizan frente a las demás personas.

Los Datos Sensibles serán utilizados con las finalidades de: (a) identificar al Titular al momento de prestar los servicios; (b) motivos de vigilancia y seguridad en la sede administrativa y operativas que tenga; (c) cualquier asunto relacionado con recursos humanos y nómina, para empleados y exempleados, incluyendo el registro de huellas para acceso a las instalaciones de TCL y hoja de vida.

TCL informa a los Titulares de Datos Sensibles que proporcionar la información sensible es meramente facultativa y no están obligados a entregar información relacionada con sus Datos Sensibles.

La Autorización de los Titulares para el Tratamiento de sus Datos Personales será otorgada por:

(a) los Titulares, quienes deberán acreditar su identidad a través de los medios en los que TCL se los solicite; b) los causahabientes o tutores del Titular y/o menores, quienes deberán acreditar su calidad como causahabientes del Titular; y c) el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento; y d) otro a favor o para el cual el Titular hubiere estipulado.

Los Titulares que entreguen sus Datos Personales o Datos Sensibles en cualquiera de los Canales de Atención, autorizan a TCL para tratar sus Datos Personales y Datos Sensibles. TCL podrá llevar a cabo el Tratamiento de los siguientes Datos Personales:

· Estado civil.

· Fecha de nacimiento.

· Referencias comerciales.

· Referencias personales.

· Contactos.

· Identificación Tributaria y Fiscal (NIT -RUT-RUC).

· Información bancaria para transferencias y referencias, y cuenta bancaria.

· Dirección de domicilio, Correo Electrónico, Teléfono Fijo, Celular y/o Fax.

· Firma.

· Declaración de renta.

· Hojas de vida (estado civil, huella, sexo, fecha de expedición, fecha y lugar de nacimiento, dirección, tipo de vivienda, estrato, propiedad de la vivienda, celular, cargo, sueldo, afiliaciones, historial laboral, historial académico, experiencia laboral, llamados de atención, grupo sanguíneo, contactos adicionales, foto).

· Datos relacionados con afiliación y aportes al Sistema Integral de Seguridad Social.

· Contratos de trabajo.

· Datos biométricos de la persona.

· Datos relacionados con la salud de la persona.

· Datos de antecedentes judiciales y/o disciplinarios de las personas.

· Informes financieros.

· Visados y estatus de residencia.

· Historial académico.

· Situación económica.

VIII. PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

TCL, en el desarrollo de sus actividades tratará los datos personales de los Titulares. Todo el Tratamiento del que sean objeto los Datos Personales será realizado por el responsable y/o terceros a quienes se les transfiera Datos Personales, con el cumplimiento inequívoco de la legislación vigente y en virtud de la presente Política, para garantizar de manera clara, expresa y determinable los derechos al habeas data de los Titulares y dar cumplimiento a las obligaciones estipuladas por la ley. Estos principios son:

a. Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen.

b. Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley, la cual debe ser informada al Titular;

c. Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;

d. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;

e. Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;

f. Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley;

Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley.

g. Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

h. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.

IX. DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

El responsable del Tratamiento ha sido definido por la Ley 1581 de 2012 como la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos. El responsable del Tratamiento (TCL) tiene los siguientes deberes:

a. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

b. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

c. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la ley.

d. Actualizar la información reportada por los responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.

e. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la ley.

f. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares.

g. Registrar en la base de datos la leyenda "reclamo en trámite" en la forma en que se regula en la ley.

h. Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.

i. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

j. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.

k. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

l. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

X. DERECHOS DE LOS TITULARES

Como Titular de sus datos personales de acuerdo a la ley 1581 de 2012, usted tiene derecho a:

a. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

b. Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en la ley.

c. Ser informado por el responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

d. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

e. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.

f. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

XI. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

El tratamiento que realizará TCL será el de recolectar, almacenar, procesar, transmitir, consultar, usar, circular, suprimir, transferir, rectificar y actualizar los datos personales de personas naturales que tienen o han tenido relación con la empresa conforme a lo indicado en la normatividad vigente y administrada por funcionarios que estén autorizados para acceder a esta, empleándola exclusivamente para las actividades propias de nuestro objeto social. Solo se divulgará a terceros, cuando exista obligación legal u orden de la autoridad de proporcionar información clasificada con destino a autoridades administrativas, judiciales, fiscales y regulatorias.

1. Recolección: La información es recolectada por medio físico y/o electrónico mediante los formatos de registro de clientes y proveedores, además de aquellos pertinentes a la gestión de recursos humanos y gestión de seguridad y salud en el trabajo (HSE), dicha información es suministrada por nuestras partes interesadas: clientes, proveedores, colaboradores, accionistas, socios, pensionados, y en general, la de todos los que por relación comercial y/o contractual se requiera.

2. Almacenamiento: La información será almacenada de manera electrónica y física, la cual estará administrada bajo las políticas, procedimientos y estándares de seguridad cuyo objetivo es proteger y preservar la integridad, confidencialidad y disponibilidad de la misma.

3. Circulación: La información recolectada está disponible únicamente para fines internos referentes a la prestación del servicio, y a su vez, para cualquier autoridad con previa orden judicial, para titulares, personas debidamente autorizadas por estos y a sus causahabientes mediante el procedimiento de consulta, para los órganos de control y demás dependencias de investigación disciplinaria, fiscal o administrativa, cuando la información sea necesaria para el desarrollo de una investigación en curso.

La información personal, Datos Personales y/o confidencial obtenida por TCL puede ser procesada y almacenada fuera de Colombia por otras vinculadas de TCL o terceras partes procesadores. Tal información personal y/o confidencial puede ser objeto de divulgación de acuerdo con las leyes aplicables en la jurisdicción en la cual la información es procesada o almacenada, cuyas leyes pueden no proporcionar el mismo nivel de protección para tal información que las leyes colombianas. Lo anterior, cuando se cumplan los supuestos de esto en la normatividad vigente.

XII. FINALIDADES GENERALES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Los Datos Personales y Datos Sensibles recolectados por TCL tienen como finalidad general:

a. Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo de su objeto social en lo que tiene que ver con el cumplimiento del objeto del contrato celebrado con el Titular.

b. El cumplimiento de la normatividad vigente.

c. Propósitos comerciales.

d. Establecer comunicación con los Titulares para cualquier propósito relacionado con las finalidades que se establecen en la presente PTDP, ya sea mediante llamadas, mensajes de texto, correos electrónicos y/o físicos.

e. El envío de información sobre los productos o servicios comercializados por TCL así como, novedades, noticias, publicaciones y promociones propias o de terceros, invitaciones a eventos y ofrecer nuevos productos y servicios.

f. Enviar información sobre programas propios y de terceros.

g. Realizar estudios o investigaciones científicas para uso académico o comercial.

h. Ya sea directamente o a través de terceros: consultar, llevar a cabo trámites administrativos, enviar información comercial, solicitar diligenciamiento de encuestas, recolectar, almacenar, usar, circular, suprimir, procesar, contactar, encuestar, compilar, intercambiar, publicar, auditar, actualizar y/o disponer de los Datos Personales que los Titulares suministren para incorporarlos en las distintas Bases de Datos de TCL.

i. Gestionar solicitudes, quejas o reclamos.

j. Responder a auditorías, consultas, peticiones, quejas y reclamos que sean realizadas por los Titulares y organismos de control, y así, trasmitir los Datos Personales a las autoridades que, en virtud de la ley aplicable deban recibir los Datos Personales.

k. Para eventualmente contactar, vía correo electrónico, o por cualquier otro medio, a personas naturales y/o jurídicas con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, clientes y proveedores.

l. Transferir la información recolectada a distintas áreas de TCL cuando ello sea necesario para el desarrollo de sus operaciones (Procesos de liberación, descargue directo, inspección previa, depósito aduanero, contabilidad, entre otros).

m. Generar y mantener una eficiente y adecuada comunicación de la información que sea de utilidad en los vínculos contractuales en los que sea parte el Titular de la información.

n. Para los procesos de archivo y actualización de bases de datos internas de TCL.

o. Enviar las modificaciones que se puedan presentar en la Política de Tratamiento de Datos Personales adoptada por la TCL.

p. Demás usos administrativos, comerciales, de publicidad y las demás finalidades indicadas en la autorización otorgada por el Titular del dato o descritos en el aviso de privacidad respectivo, según sea el caso.

q. Para generar trazabilidad de las mercancías y productos que custodia o traslada la compañía en razón a su actividad económica.

r. Las demás finalidades que determinen el responsable para la debida prestación del servicio, de forma que se cumplan las obligaciones legales y regulatorias.

s. Verificar los datos a través de la consulta en las listas restrictivas y vinculantes.

t. Seguimiento contable, facturación, creación de terceros e información de las líneas de negocio.

u. Para dar cumplimiento a los procedimientos de la prevención de delitos.

Las finalidades específicas, dependiendo de la relación con cada Titular, para las cuales TCL tratará los Datos Personales de los Titulares, son:

i Colaboradores

a. Administrar y operar (directamente o por terceros), los procesos de selección y vinculación de personal, incluyendo la evaluación de los participantes, la verificación de la veracidad de los datos suministrados, exámenes médicos y la realización de la prueba del polígrafo.

b. Controlar el acceso a las áreas de la compañía y establecer medidas de seguridad, incluyendo el establecimiento de zonas video-vigiladas.

c. Desarrollar las actividades propias del proceso de Gestión del Recurso Humano dentro de la compañía, tales como nómina, afiliaciones a entidades del sistema de seguridad social, actividades de bienestar, seguridad y salud en el trabajo, ejercicio de la potestad sancionatoria del empleador, entre otras.

d. Realizar los pagos necesarios derivados de la ejecución del contrato de trabajo y/o su terminación, y las demás prestaciones sociales a que haya lugar de conformidad con la ley aplicable.

e. Contratar beneficios laborales con terceros, tales como seguros de vida, gastos médicos, entre otros.

f. Notificar a contactos autorizados en caso de emergencias durante el horario de trabajo o con ocasión del desarrollo del mismo.

g. Coordinar el desarrollo profesional de los empleados, el acceso de los empleados a los recursos informáticos del empleador y dar soporte para su utilización.

h. Almacenamiento de documentación.

i. Prevención de riesgos laborales.

j. El envío de comunicaciones internas relacionadas con noticias corporativas, novedades, invitaciones, capacitaciones y cualquier otro tema relevante para el vínculo contractual, a través de medios como correos electrónicos y de mensajería instantánea (como WhatsApp).

k. Responder a auditorías, consultas, peticiones, quejas y reclamos que sean realizadas por los Titulares y organismos de control, y así, trasmitir los Datos Personales a las autoridades que, en virtud de la ley aplicable deban recibir los Datos Personales.

l. Transferir la información recolectada a distintas áreas de TCL cuando ello sea necesario para el desarrollo de sus operaciones

m. Verificar los datos a través de la consulta en las listas restrictivas y vinculantes.

n. Para dar cumplimiento a los procedimientos de la prevención de delitos.

o. Controlar el acceso de los colaboradores a las áreas de la compañía por medio del control biométrico para ingreso al turno laboral.

p. Gestión de la información de la salud de los colaboradores y conceptos médicos laborales.

q. Seguimiento a planes de acción derivado de accidentes/incidentes de los colaboradores.

r. Toma de fotografías para uso interno y externo con fines comunicacionales: Comunicados, presentaciones ejecutivas, newsletter, beneficios, actividades internas, redes sociales, sitio web y pautas con medios masivos.

s. Seguimiento casos sociales como: (fallecimientos, enfermedades, daños psicológicos, accidentes de trabajo, estado mental, información socioeconómica, problemas graves en la familia, estado de salud).

ii Clientes

a. Para cumplir las obligaciones contraídas con sus Clientes al momento de adquirir nuestros servicios.

b. Desarrollar las actividades propias del objeto social de TCL.

c. La consulta de información financiera.

d. Ejecutar la relación contractual existente con clientes.

e. Para realizar actividades de mercadeo y/o comercialización de nuevos servicios.

f. Proveer los servicios de acompañamiento requeridos por sus clientes.

g. Controlar el acceso a las oficinas de la compañía y establecer medidas de seguridad, incluyendo el establecimiento de zonas video-vigiladas.

h. Actualización de los datos.

i. Consultar información en listas restrictivas y/o vinculantes.

j. Utilizar los distintos servicios a través de los sitios web de TCL, incluyendo descargas de contenidos y formatos, realización pagos en línea, entre otros.

iii Proveedores

a. Para la evaluación del cumplimiento de sus obligaciones.

b. La consulta de información financiera.

c. Para procesar sus pagos y verificar saldos pendientes.

d. Para la creación del proveedor en nuestro sistema.

e. Actualización de la información de los proveedores que tiene relación con TCL.

f. Consultar información en listas restrictivas y/o vinculantes.

XIII. FINALIDADES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES SENSIBLES:

Los datos sensibles recolectados serán tratados con las siguientes finalidades:

a. La verificación de datos de los exámenes médicos.

b. Controlar el acceso de los colaboradores a las áreas de la compañía por medio del control biométrico para ingreso al turno laboral, incluyendo huellas.

c. Gestión de la información de la salud de los colaboradores y conceptos médicos laborales.

d. Seguimiento a planes de acción derivado de accidentes/incidentes de los colaboradores.

XIV. SEGURIDAD DE LOS DATOS PERSONALES

a. TCL ha establecido medidas de seguridad para los procesos de archivo de los Datos Personales, así como su actualización en el sistema, de manera que tenga una protección y custodia adecuada, para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

b. TCL realiza diferentes procesos al interior de la misma, para el desarrollo de operaciones de administración de los sistemas de Bases de Datos, atendiendo las rectificaciones o modificaciones realizadas por su Titular de manera oportuna y eficaz.

c. TCL entrega certificados o comunicaciones a los Titulares frente a la transmisión de datos a terceros, con quienes se celebren contratos con este objeto, para fines comerciales, administrativos, de mercadeo y/o operativos.

d. TCL mantiene y procesa por medios electrónicos idóneos y adecuados, la información de los Titulares.

XV. DERECHOS DE LOS NIÑOS Y ADOLECENTES

En el tratamiento de datos personales se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los menores. Queda proscrito el tratamiento de datos personales de menores, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública, y en este caso el tratamiento deberá́ cumplir con los siguientes parámetros:

a. Responder y respetar el interés superior de los menores.

b. Asegurar el respeto de los derechos fundamentales de los menores.

Es tarea del Estado y las entidades educativas de todo tipo proveer información y capacitar a los representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los niños, niñas y adolescentes respecto del Tratamiento indebido de sus datos personales, y proveer de conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de niños, niñas y adolescentes de sus datos personales, su derecho a la privacidad y protección de su información personal y la de los demás.

XVI. BASES DE DATOS

Las medidas de seguridad con las que cuenta TCL buscan proteger los Datos Personales de los Titulares, en aras de impedir su adulteración, pérdida, usos y accesos no autorizados. Para ello, TCL, de forma diligente implementa medidas de protección administrativas, jurídicas y técnicas que razonablemente están a su alcance. Los Titulares aceptan expresamente esta forma de protección y declaran que la consideran conveniente y suficiente para todos los propósitos.

De igual forma, los terceros contratados por TCL están obligados a adherirse y dar cumplimiento a las políticas y manuales de seguridad de la información, así como a los protocolos de seguridad que TCL aplica a todos sus procesos.

Todo contrato de TCL con terceros (contratistas, consultores externos, colaboradores temporales, etc.) que involucre el Tratamiento, incluye un acuerdo de confidencialidad que detalla sus compromisos para la protección, cuidado, seguridad y preservación de la confidencialidad, integridad y privacidad de esta.

XVII. TEMPORALIDAD

TCL conservará los datos personales durante el tiempo necesario para cumplir con los fines para los que estos hayan sido recopilados, incluidos los relacionados con el cumplimiento de cualquier requisito legal, contable o informativo. Para determinar el período de conservación más adecuado para los datos personales, se atenderá a la cantidad, naturaleza y sensibilidad de los mismos, al riesgo potencial que supondría su divulgación o su uso no autorizado, así como también a la naturaleza de los fines para los que sus datos han sido recopilados, la posibilidad de alcanzar dichos fines por cualquier otro medio y a los requisitos legales aplicables.

XVIII. MODIFICACIONES

Sin perjuicio de los derechos constitucionales y las disposiciones legales y reglamentarias aplicables, en especial las contenidas en la ley 1581 de 2012, y el decreto 1377 de 2013 TCL podrá modificar en cualquier momento esta PTDP. Tales modificaciones serán informadas a los Titulares través de cualquier otro mecanismo de difusión dirigida o masiva no dirigida.

XIX. PROPIEDAD INTELECTUAL

Las Bases de Datos, o los distintos tipos de repositorios electrónicos, son creaciones intelectuales sujetas a la protección del derecho de autor. TCL es el titular de las Bases de Datos que utiliza, para lo cual se sujeta plenamente a las normas sobre protección de Datos Personales y habeas data contenidas en la ley 1581 de 2012, y el decreto 1377 de 2013. En consecuencia, tcl.momo titular de derechos sobre las Base de Datos, es el único que tiene la facultad para autorizar el uso, reproducción o disposición de estas a terceros.

XX. ACTUALIZACIÓN Y VIGENCIA

TCL se reserva la facultad de revisar en cualquier momento esta PTDP. En tal caso, publicarán cualquier cambio a esta Política en el sitio o páginas web que se habiliten para tal fin. Cuando se realicen modificaciones sustanciales a esta Política, se comunicará este hecho a los Titulares de la información a más tardar al momento de implementarlos, informándoles que podrán consultar la nueva política en el sitio donde se encuentren disponibles.

En dicho aviso se indicará la fecha a partir de la cual regirá la nueva política. Cuando el cambio se refiera a las finalidades del tratamiento, se solicitará a los Titulares una nueva Autorización. La presente Política entrará en vigencia a partir de su fecha de expedición.